Kurz gesagt
- Der Befreiungshinweis muss drauf: AT 㤠6 Abs 1 Z 27 UStG", DE 㤠19 UStG".
- Kein Steuersatz, kein Steuerbetrag – als Kleinunternehmer weist du keine Umsatzsteuer aus.
- Wer versehentlich USt ausweist, schuldet sie dem Finanzamt allein wegen der Rechnung.
- Für kleine Beträge (AT 400 €, DE 250 €) reicht die Kleinbetragsrechnung mit weniger Angaben.
Vorweg wie immer: praktischer Überblick, keine Steuerberatung. Aber die Kleinunternehmer-Rechnung ist eines der Themen, bei denen man mit ein bisschen Wissen fast alle Fehler vermeidet.
Die Pflichtangaben – dein Grundgerüst
Auch als Kleinunternehmer gelten die normalen Pflichtangaben für Rechnungen. Diese Punkte gehören drauf:
- Name und Anschrift von dir (dem Aussteller) und deinem Kunden
- Ausstellungsdatum der Rechnung
- eine fortlaufende Rechnungsnummer, die sich nie doppelt vergibt
- Menge und handelsübliche Bezeichnung der Ware bzw. Art und Umfang der Leistung
- das Leistungsdatum oder den Leistungszeitraum
- das Entgelt als Gesamtbetrag
- den Hinweis auf die Steuerbefreiung (dazu gleich mehr)
Beim Thema Steuernummer gibt es einen kleinen Unterschied: In Österreich gibst du eine UID-Nummer nur an, wenn dir überhaupt eine erteilt wurde – viele Kleinunternehmer haben keine, dann fällt die Angabe weg. In Deutschland gehört die Steuernummer oder die USt-IdNr. grundsätzlich auf die Rechnung, sofern vorhanden.
Das, was drauf MUSS: der Befreiungshinweis
Der eine Punkt, der die Kleinunternehmer-Rechnung ausmacht: Weil du keine Umsatzsteuer verrechnest, musst du erklären, warum. Ein kurzer Satz genügt, aber er muss da sein – fehlt er, ist die Rechnung formal unvollständig.
In Österreich etwa:
„Umsatzsteuerbefreit – Kleinunternehmer gemäß § 6 Abs 1 Z 27 UStG."
In Deutschland etwa:
„Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet."
Die genaue Formulierung ist nicht in Stein gemeißelt – wichtig ist, dass klar auf die Steuerbefreiung als Kleinunternehmer verwiesen wird.
Das, was NICHT drauf darf: der Steuerausweis
Und jetzt der Punkt, der richtig Geld kosten kann. Als Kleinunternehmer darfst du keinen Umsatzsteuersatz und keinen Umsatzsteuerbetrag ausweisen. Kein „20 % USt", kein „19 % MwSt", keine Zeile mit einem Steuerbetrag.
Der Grund ist eine Regel, die viele überrascht: Wer Umsatzsteuer auf einer Rechnung ausweist, obwohl er sie nicht ausweisen darf, schuldet diesen Betrag dem Finanzamt – allein aufgrund der Rechnung („Steuerschuld kraft Rechnung"). Du müsstest die fälschlich angeführte Steuer also abführen, hättest sie aber vom Kunden vielleicht gar nicht so gedacht. Ein Tippfehler in der Vorlage kann so zur echten Zahlung werden. Deshalb: lieber einmal zu genau hinschauen.
Der Sonderfall: die Kleinbetragsrechnung
Für kleine Summen gibt es eine Erleichterung. Bis zu einem Gesamtbetrag von 400 € in Österreich bzw. 250 € in Deutschland (jeweils inklusive) reicht eine Kleinbetragsrechnung mit weniger Angaben – unter anderem ohne Empfängerdaten und ohne getrennten Steuerausweis. Für dich als Kleinunternehmer ändert sich dadurch wenig, weil du ohnehin keine Steuer ausweist; den Befreiungshinweis solltest du trotzdem draufschreiben, dann bist du auf der sicheren Seite.
Und die E-Rechnung?
Ein aktueller Punkt zur Einordnung: Auch als Kleinunternehmer solltest du dich mit der E-Rechnung beschäftigen. In Deutschland müssen seit 2025 alle Unternehmen im B2B-Bereich E-Rechnungen empfangen können – das gilt auch für Kleinunternehmer. Selbst ausstellen musst du als Kleinunternehmer vorerst nicht zwingend elektronisch, aber empfangsbereit zu sein ist Pflicht. Mehr dazu im Artikel zur E-Rechnung.
Häufige Fragen
Welcher Hinweis muss auf eine Kleinunternehmer-Rechnung?
Ein kurzer Satz, der auf die Steuerbefreiung verweist. In Österreich zum Beispiel: „Umsatzsteuerbefreit – Kleinunternehmer gemäß § 6 Abs 1 Z 27 UStG." In Deutschland etwa: „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet." Ohne diesen Hinweis ist die Rechnung unvollständig.
Muss ein Kleinunternehmer eine UID oder Steuernummer auf die Rechnung schreiben?
In Österreich brauchst du eine UID-Nummer nur, wenn dir eine erteilt wurde – viele Kleinunternehmer haben keine, dann entfällt die Angabe. In Deutschland gehört die Steuernummer oder die USt-IdNr. grundsätzlich auf die Rechnung, sofern vorhanden. Auf einer Kleinbetragsrechnung sind die Anforderungen jeweils reduziert.
Was darf ich als Kleinunternehmer nicht auf die Rechnung schreiben?
Keinen Umsatzsteuersatz und keinen Umsatzsteuerbetrag. Als Kleinunternehmer weist du keine Umsatzsteuer aus. Wer trotzdem einen Steuerbetrag anführt, schuldet ihn dem Finanzamt allein aufgrund der Rechnung – ein teurer, aber häufiger Fehler.
Gilt für Kleinunternehmer eine vereinfachte Rechnung (Kleinbetragsrechnung)?
Ja. Bis zu einem Gesamtbetrag von 400 € in Österreich bzw. 250 € in Deutschland genügt eine Kleinbetragsrechnung mit weniger Angaben – ohne Empfängerdaten und ohne getrennten Steuerausweis. Der Befreiungshinweis sollte trotzdem drauf.
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