Kurz vorweg, damit wir uns richtig verstehen: Ich bin kein Steuerberater, und das hier ersetzt auch keinen. Bei kniffligen Fällen fragst du am besten deinen. Aber die Grundlagen, das, was auf jeder normalen Rechnung stehen muss, das kriegen wir hier gemeinsam sauber hin.
Und die gute Nachricht zuerst: Es sind gar nicht so viele Punkte. Man muss sie nur einmal kennen.
Was auf eine normale Rechnung gehört
In Österreich regelt das der § 11 UStG. Klingt trocken, ist im Kern aber nur eine Checkliste. Für eine ganz normale Rechnung brauchst du das hier:
- deinen Namen und deine Anschrift – also den Betrieb, der leistet
- Namen und Anschrift des Kunden, der die Rechnung bekommt
- Menge und Bezeichnung der Ware oder Art und Umfang der Leistung
- den Tag der Lieferung bzw. den Leistungszeitraum (nicht mit dem Rechnungsdatum verwechseln)
- das Ausstellungsdatum der Rechnung
- eine fortlaufende Rechnungsnummer, die du nur einmal vergibst
- deine UID-Nummer
- das Netto-Entgelt, den Steuersatz und den Steuerbetrag – oder, wenn du steuerbefreit bist, einen Hinweis darauf
Das war der Pflichtteil. Sieht nach einer Menge aus, wenn man es so aufgelistet sieht, ist es aber nicht: Steht es einmal als Vorlage, füllst du pro Rechnung nur noch Kunde, Leistung und Betrag aus. Der Rest bleibt gleich.
Bis 400 Euro geht es einfacher
Für den kleinen Alltag gibt es eine Abkürzung. Liegt der Gesamtbetrag inklusive Umsatzsteuer bei höchstens 400 Euro, reicht die sogenannte Kleinbetragsrechnung. Da fällt einiges weg.
Konkret brauchst du dann nur noch deinen Namen und deine Anschrift, Menge und Bezeichnung, das Leistungsdatum, den Bruttobetrag, den Steuersatz und das Ausstellungsdatum. Kunde, getrennter Steuerausweis, deine UID – alles nicht nötig. Praktisch für den Verkauf über den Ladentisch oder die schnelle Sache zwischendurch.
Die 400 Euro sind übrigens brutto gemeint, also inklusive Steuer. Einen Cent drüber, und es gelten wieder die vollen Angaben von oben.
Und wenn du Kleinunternehmer bist?
Dann wird ein Punkt sogar leichter, ein anderer dafür wichtig. Als Kleinunternehmer nach § 6 Abs 1 Z 27 UStG weist du keine Umsatzsteuer aus. Kein Steuersatz, kein Steuerbetrag. Stattdessen kommt ein kurzer Hinweis auf die Steuerbefreiung auf die Rechnung, zum Beispiel: „Umsatzsteuerbefreit aufgrund der Kleinunternehmerregelung gemäß § 6 Abs 1 Z 27 UStG." Eine UID brauchst du für reine Inlandsgeschäfte in der Regel nicht.
Jetzt der Teil, bei dem du aufpassen solltest. Wenn du aus Versehen doch Umsatzsteuer ausweist, obwohl du befreit bist, dann schuldest du diesen Betrag dem Finanzamt. Wirklich. Der Satz auf dem Papier zählt, nicht die gute Absicht. Deshalb lieber einmal sauber einstellen und dann in Ruhe lassen.
Bei den Grenzen hat sich zuletzt etwas getan, das solltest du wissen: Seit 1. Jänner 2025 liegt die Kleinunternehmergrenze bei 55.000 Euro statt früher 35.000, und gerechnet wird jetzt vom gesamten Bruttoumsatz. Dazu gibt es eine Toleranz. Rutschst du im Jahr um höchstens zehn Prozent über die Grenze, bleibt die Befreiung bis zum Jahresende aufrecht. Gehst du weiter drüber, kippt sie ab dem Umsatz, der den Rahmen sprengt, und im Jahr darauf bist du dann in der normalen Umsatzsteuer.
Die fortlaufende Nummer, der heimliche Stolperstein
Wenn irgendwo der Fehler passiert, dann meistens hier. Die Rechnungsnummer muss eindeutig sein, jede Nummer gibt es also nur ein einziges Mal. Klingt banal, geht aber schneller schief als gedacht: zwei Rechnungen mit derselben Nummer, weil man den Überblick verloren hat, oder am Jahreswechsel wieder bei „1" angefangen, ohne dass man die Jahre auseinanderhalten kann.
Ein System dahinter hilft enorm. Ob du nun einfach durchzählst oder das Jahr voranstellst, etwa 2026-001, ist dir überlassen. Hauptsache, die Reihenfolge ist nachvollziehbar und keine Nummer taucht doppelt auf.
Ab 10.000 Euro kommt noch eine Sache dazu
Wird eine Rechnung richtig groß, nämlich über 10.000 Euro brutto, dann gehört zusätzlich die UID-Nummer deines Kunden mit drauf. Das betrifft vor allem Geschäfte zwischen Unternehmen. Bei den meisten kleinen Rechnungen spielt es keine Rolle, aber wenn mal ein größerer Auftrag kommt, denk dran.
Das Ärgerliche ist: es muss halt stimmen
Eine fehlerhafte Rechnung ist kein Weltuntergang, aber sie macht Arbeit. Bei einer Betriebsprüfung führt eine lückenhafte Rechnung schnell zu Diskussionen, und dein Geschäftskunde bekommt im schlimmsten Fall den Vorsteuerabzug nicht, wenn eine Pflichtangabe fehlt. Beides will man sich ersparen.
Genau deshalb lohnt es sich, dass die Rechnung gar nicht erst mühsam von Hand entsteht. Eine Vorlage, in der alle Pflichtfelder schon drin sind. Eine Nummer, die automatisch weiterzählt und sich nie doppelt vergibt. Der richtige Steuersatz oder eben der Kleinunternehmer-Hinweis, ohne dass du jedes Mal überlegen musst. Dann ist die korrekte Rechnung einfach das, was rauskommt, wenn du auf Speichern drückst.
Häufige Fragen
Was muss auf eine Rechnung in Österreich?
Name und Anschrift von dir und deinem Kunden, Menge und Bezeichnung, Leistungsdatum, Ausstellungsdatum, eine fortlaufende Rechnungsnummer, deine UID-Nummer sowie Nettobetrag, Steuersatz und Steuerbetrag – oder ein Hinweis auf die Steuerbefreiung.
Bis wann reicht eine Kleinbetragsrechnung?
Bis zu einem Gesamtbetrag von 400 € inklusive Umsatzsteuer. Dann genügen weniger Angaben – unter anderem ohne Kundendaten, ohne UID und ohne getrennten Steuerausweis.
Was schreibt ein Kleinunternehmer auf die Rechnung?
Keine Umsatzsteuer, sondern einen Hinweis auf die Steuerbefreiung, zum Beispiel: „Umsatzsteuerbefreit aufgrund der Kleinunternehmerregelung gemäß § 6 Abs 1 Z 27 UStG."
Wie muss die Rechnungsnummer aussehen?
Fortlaufend und einmalig. Jede Nummer darf nur ein einziges Mal vergeben werden, und die Reihenfolge muss nachvollziehbar sein, zum Beispiel 2026-001.
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