Kurz gesagt
- Kleinunternehmer betrifft die Umsatzsteuer – nicht die Einkommensteuer. Betriebsausgaben senken deinen Gewinn ganz normal.
- Du setzt Ausgaben brutto ab (inkl. USt), weil du keine Vorsteuer zurückbekommst.
- Sofort absetzbar: Anschaffungen bis 1.000 € (AT) bzw. 800 € netto ≈ 952 € brutto (DE) – teurere über die AfA.
- Bei gemischt Genutztem zählt nur der betriebliche Anteil.
Vorweg wie immer: praktischer Überblick, keine Steuerberatung. Aber dieser eine Denkfehler ist so verbreitet, dass es sich lohnt, ihn einmal sauber auszuräumen.
Der Denkfehler: zwei Steuern, nicht eine
Als Kleinunternehmer hast du mit zwei verschiedenen Steuern zu tun, und die werden ständig verwechselt. Die Umsatzsteuer ist die, von der du befreit bist – du verrechnest keine, und du holst dir keine Vorsteuer zurück. Die Einkommensteuer zahlst du auf deinen Gewinn (Einnahmen minus Ausgaben) ganz normal wie jeder Selbstständige.
Und genau hier setzt das Absetzen an: Jede Betriebsausgabe senkt deinen Gewinn und damit die Einkommensteuer. Das hat mit deinem Kleinunternehmer-Status nichts zu tun. Wer glaubt, als Kleinunternehmer „nichts absetzen zu können", verschenkt schlicht Steuer.
Der Brutto-Vorteil
Jetzt der Punkt, der sogar zu deinen Gunsten läuft. Ein normaler Unternehmer setzt eine Ausgabe netto ab und holt sich die Umsatzsteuer separat als Vorsteuer zurück. Du als Kleinunternehmer kannst die Vorsteuer nicht zurückholen – also ist die Umsatzsteuer Teil deiner Kosten. Und deshalb setzt du den vollen Bruttobetrag als Betriebsausgabe an.
Ein Beispiel: Du kaufst einen Laptop für 952 € brutto (800 € netto + 19 % USt). Ein Regelunternehmer bucht 800 € als Ausgabe und bekommt 152 € Vorsteuer vom Finanzamt zurück. Du buchst die vollen 952 € als Betriebsausgabe. Unterm Strich kommt ihr an ähnlicher Stelle heraus – aber du musst nichts mit der Umsatzsteuer jonglieren, sondern nimmst einfach den Betrag, der auf dem Beleg steht. Einfacher geht's kaum.
Was du typischerweise absetzen kannst
Alles, was betrieblich veranlasst ist – also deinem Betrieb dient. Die häufigsten Posten:
- Wareneinkauf und Material für deine Leistungen oder Produkte
- Arbeitsmittel und Geräte: Laptop, Werkzeug, Software, Büromöbel
- Büro- und Arbeitsraum (ein Arbeitszimmer nur unter bestimmten Voraussetzungen)
- Telefon und Internet – anteilig, soweit betrieblich genutzt
- Fachliteratur, Kurse und Weiterbildung
- Fahrtkosten bzw. Kilometergeld für betriebliche Fahrten
- Werbung und Website, Visitenkarten, Anzeigen
- Betriebliche Versicherungen und Beiträge
- in Österreich zusätzlich die SVS-Beiträge (Sozialversicherung)
Sofort absetzen oder abschreiben?
Bei Anschaffungen kommt es auf den Preis an. Günstigere Dinge darfst du sofort im Kaufjahr voll absetzen (geringwertige Wirtschaftsgüter, GWG). Die Grenzen:
- Österreich: bis 1.000 € sofort absetzbar. Für dich als Kleinunternehmer zählt dabei der Bruttobetrag, weil die USt zu den Anschaffungskosten gehört.
- Deutschland: bis 800 € netto – als Kleinunternehmer also rund 952 € brutto, weil die enthaltene Umsatzsteuer mitzählt.
Kostet etwas mehr (der klassische Fall: eine teurere Maschine oder ein hochwertiger Rechner), wird es nicht auf einmal abgesetzt, sondern über die Nutzungsdauer verteilt abgeschrieben – das nennt sich AfA (Absetzung für Abnutzung). Aus einer großen Ausgabe werden dann mehrere kleinere über ein paar Jahre.
Die zwei häufigen Stolpersteine
Zwei Dinge, die immer wieder schiefgehen. Erstens der Privatanteil: Was du gemischt nutzt – Handy, Internet, Auto –, darfst du nur zum betrieblichen Anteil ansetzen. Nutzt du das Handy zu 60 % geschäftlich, sind es eben 60 % der Kosten. Rein Privates ist nie eine Betriebsausgabe. Zweitens die Belege: Ohne Beleg keine Betriebsausgabe. Sammle sie konsequent und heb sie über die gesetzliche Frist auf – ein Schuhkarton reicht, ein sauberes System ist besser.
Häufige Fragen
Können Kleinunternehmer überhaupt Betriebsausgaben absetzen?
Ja, uneingeschränkt. Der Kleinunternehmer-Status betrifft nur die Umsatzsteuer, nicht die Einkommensteuer. Deine Betriebsausgaben senken ganz normal deinen Gewinn – und damit die Einkommensteuer, die du zahlst. Was du verwechselst, ist der Vorsteuerabzug: den hast du als Kleinunternehmer nicht, das Absetzen als Betriebsausgabe bleibt dir aber.
Setze ich als Kleinunternehmer brutto oder netto ab?
Brutto. Weil du dir die Umsatzsteuer aus deinen Einkäufen nicht als Vorsteuer zurückholen kannst, ist sie Teil deiner Kosten. Du setzt deshalb den vollen Bruttobetrag inklusive Umsatzsteuer als Betriebsausgabe an – anders als ein Regelunternehmer, der netto absetzt und die Vorsteuer separat zurückbekommt.
Bis zu welchem Betrag kann ich Anschaffungen sofort absetzen?
Über die Regel für geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG): In Österreich bis 1.000 € sofort im Anschaffungsjahr. In Deutschland bis 800 € netto – für Kleinunternehmer sind das rund 952 € brutto, weil die Umsatzsteuer mitzählt. Teurere Anschaffungen werden über die Nutzungsdauer abgeschrieben (AfA).
Kann ich Dinge absetzen, die ich privat und beruflich nutze?
Nur den betrieblichen Anteil. Bei gemischt genutzten Dingen wie Handy, Internet oder Auto schätzt du den beruflichen Nutzungsanteil und setzt nur diesen an. Rein private Ausgaben sind nie Betriebsausgaben. Im Zweifel hilft der Steuerberater bei einer sauberen Aufteilung.
Weiterlesen: Betriebsausgaben: der große Überblick · Die Kleinunternehmerregelung 2025 · Die Kleinunternehmer-Rechnung