Was kann ich als Selbstständiger absetzen? Betriebsausgaben, verständlich erklärt

Der Pflichtsatz zuerst: Ich bin kein Steuerberater, und das hier ist keine Steuerberatung, sondern der Überblick. Dein konkreter Fall gehört in die Hände deines Steuerberaters – der holt am Ende oft mehr raus, als seine Rechnung kostet (und die ist übrigens selbst absetzbar).

Die eine Grundregel

Wenn du dir nur einen Satz merkst, dann diesen: Absetzbar ist, was betrieblich veranlasst ist. Also alles, was du brauchst, um dein Geschäft zu betreiben. Der neue Laptop fürs Arbeiten: ja. Der Urlaub, den du „Recherche" nennst: nein.

Spannend wird die Mitte, die Mischnutzung. Das Handy, das du privat und geschäftlich nutzt, setzt du nur mit dem betrieblichen Anteil ab, zum Beispiel 70 Prozent. Diesen Anteil solltest du plausibel begründen können, falls jemand fragt. Ein bisschen ehrliche Schätzung, kein Wunschdenken.

Was fast immer absetzbar ist

Die gute Nachricht: Das meiste, was du fürs Geschäft ausgibst, zählt. Die typischen Posten:

• Wareneinkauf und Material
• Miete und Betriebskosten für Geschäftsräume
• Telefon und Internet (betrieblicher Anteil)
• Software, Lizenzen und IT-Ausstattung
• Werbung und Marketing
• Fortbildung, Fachliteratur, Fachverbände
• betriebliche Versicherungen und deine SVS-Beiträge
• Honorar für Steuerberater und Buchhaltung
• Reisekosten für betriebliche Fahrten

Die SVS-Beiträge übersehen viele, dabei sind das oft die größten Ausgaben am Anfang. Die gehören unbedingt rein.

Anschaffungen: sofort oder über Jahre?

Bei größeren Anschaffungen kommt es auf den Preis an. Geringwertige Wirtschaftsgüter bis 1.000 Euro (netto) darfst du sofort im Jahr der Anschaffung komplett absetzen. Der Bürostuhl um 300 Euro ist also heuer voll dabei.

Wird es teurer, verteilst du die Kosten über die Nutzungsdauer – das nennt man Abschreibung oder AfA. Ein Gerät um 3.000 Euro mit fünf Jahren Nutzungsdauer bringt dir also rund 600 Euro pro Jahr, nicht alles auf einmal. Klingt umständlich, ist aber schnell verstanden: teuer und langlebig heißt aufteilen.

Das Auto

Beim Fahrzeug hast du zwei Wege, und du musst dich für einen entscheiden. Entweder das amtliche Kilometergeld von 0,50 Euro pro Kilometer für betriebliche Fahrten (steuerlich für bis zu 30.000 Kilometer im Jahr) – dafür brauchst du ein Fahrtenbuch. Oder du setzt die tatsächlichen Kosten des Autos anteilig an. Beides zusammen geht nicht.

Für viele mit überschaubaren betrieblichen Fahrten ist das Kilometergeld der einfachere und oft bessere Weg. Wer viel und teuer fährt, rechnet lieber die tatsächlichen Kosten – das ist genau so eine Frage, die dir dein Steuerberater in fünf Minuten beantwortet.

Die Klassiker mit Haken

Drei Dinge, bei denen fast jeder zu optimistisch ist:

Das Arbeitszimmer zu Hause. Ein Arbeitszimmer im Wohnungsverband ist nur absetzbar, wenn es der Mittelpunkt deiner Tätigkeit ist – beim Grafiker, der dort den ganzen Tag arbeitet, eher ja; beim Handwerker, der beim Kunden ist, eher nein. Wenn es nicht klappt, gibt es als Trost das Arbeitsplatzpauschale (1.200 Euro oder 300 Euro pro Jahr, je nachdem, ob du woanders noch einen Arbeitsplatz hast).

Geschäftsessen. Bewirtung mit Geschäftspartnern ist nur zu 50 Prozent absetzbar, und auch nur, wenn der Werbezweck klar überwiegt. Das Mittagessen allein am Schreibtisch ist gar keine Betriebsausgabe.

Kleidung. Nur echte Berufs- oder Schutzkleidung zählt (Sicherheitsschuhe, Arbeitsmontur mit Logo). Der schöne Anzug fürs Kundenmeeting nicht, auch wenn du ihn nur dafür anziehst. Klingt streng, ist aber so.

Was gar nicht geht

Damit du gar nicht erst falsch anfängst, hier die typischen Nein-Posten: rein private Ausgaben, Strafen (das Organmandat bleibt an dir hängen), Geschenke an Geschäftspartner, private Kleidung und die Einkommensteuer selbst. Die zahlst du aus dem Gewinn, sie mindert ihn nicht.

Ohne Beleg keine Ausgabe

Und jetzt der Teil, der über alles entscheidet: Eine Ausgabe, die du nicht belegen kannst, gibt es für das Finanzamt nicht. Der schönste Betriebsaufwand nützt nichts, wenn die Rechnung im Sommer bei einem Kaffee gestorben ist. Deshalb ist Ordnung hier bares Geld: jeden Beleg gleich erfassen, sauber ablegen, dem richtigen Geschäftsfall zuordnen.

Wer das von Anfang an in einem System macht, statt Zettel in einer Schuhschachtel zu sammeln, hat am Jahresende keinen Stress und lässt garantiert keine Ausgabe liegen. (Es gibt übrigens auch Pauschalierungen, bei denen du einen Prozentsatz vom Umsatz pauschal als Ausgaben ansetzt, ohne jeden Beleg einzeln – ob sich das für dich lohnt, rechnet dir dein Steuerberater aus.)

Häufige Fragen

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