Kurz gesagt
- Wer: Einzelunternehmen unter 700.000 € Umsatz; Freiberufler immer. GmbHs müssen bilanzieren.
- Prinzip: Es zählt der Zahlungszeitpunkt, nicht das Rechnungsdatum.
- Ausnahmen: Anlagegüter über 1.000 € über die AfA; die 15-Tage-Regel rund um den Jahreswechsel.
- Abgabe: Beilage E1a zur Einkommensteuererklärung über FinanzOnline.
Hinweis: Dieser Artikel bezieht sich auf Österreich und ist ein praktischer Überblick, keine Steuerberatung. In Deutschland gibt es mit der Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) ein sehr ähnliches Verfahren, allerdings mit eigenen Grenzen. Im Zweifel klärt dein Steuerberater oder deine Steuerberaterin deinen konkreten Fall – oder die WKO.
Wer darf eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung machen?
Die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung (§ 4 Abs 3 EStG) steht allen offen, die nicht rechnungslegungspflichtig sind. Entscheidend ist in Österreich allein der Umsatz – anders als in Deutschland spielt der Gewinn keine Rolle. Die Grenze liegt bei 700.000 € Jahresumsatz: Erst wenn du sie in zwei aufeinanderfolgenden Jahren überschreitest, musst du ab dem übernächsten Jahr zur doppelten Buchführung wechseln. Bei einem Ausreißer über 1.000.000 € in einem einzigen Jahr greift die Pflicht schon im Folgejahr.
Zwei Gruppen sind besonders gestellt: Freiberufler (z. B. in freien Berufen) sowie Land- und Forstwirte sind unabhängig vom Umsatz nicht rechnungslegungspflichtig und dürfen die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung immer nutzen. GmbHs und AGs müssen dagegen grundsätzlich immer bilanzieren, egal wie klein sie sind.
Das Zufluss-Abfluss-Prinzip – das Herzstück
Der Kern der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung ist das Geldflussprinzip: Es zählt, wann das Geld tatsächlich fließt – nicht, wann du die Rechnung schreibst oder bekommst. Eine Einnahme gehört in das Jahr, in dem du die Verfügungsmacht über das Geld bekommst; eine Ausgabe in das Jahr, in dem du sie bezahlst.
Ein Beispiel: Du stellst am 20. Dezember eine Rechnung, der Kunde zahlt aber erst am 10. Jänner. Dann zählt diese Einnahme erst zum neuen Jahr. Ein paar Feinheiten, die oft übersehen werden:
- Bei Banküberweisungen zählt das Datum der Gutschrift auf deinem Konto.
- Bei Kartenzahlungen ist der Zufluss bzw. Abfluss erst mit der Gutschrift bzw. Abbuchung am Bankkonto erfolgt.
- Beim Verkauf von Gutscheinen zählt der Verkaufszeitpunkt, nicht die spätere Einlösung.
Über alle Jahre gesehen bleibt der Gesamtgewinn gleich – das Geldflussprinzip verschiebt nur, in welchem Jahr etwas landet. Genau das lässt sich aber zum Jahresende gezielt nutzen (siehe unsere Steuertipps zum Jahresende).
Die wichtigsten Ausnahmen
Anlagevermögen und AfA
Die größte Ausnahme: Teurere Anlagegüter über 1.000 € (etwa Maschine, Fahrzeug, teure Geräte) darfst du nicht im Zahlungsjahr voll absetzen. Stattdessen werden sie über ihre betriebliche Nutzungsdauer verteilt abgeschrieben – das nennt man Absetzung für Abnutzung (AfA). Geringwertige Wirtschaftsgüter bis 1.000 € dürfen dagegen sofort und voll im Anschaffungsjahr als Ausgabe erfasst werden.
Die 15-Tage-Regel
Regelmäßig wiederkehrende Einnahmen und Ausgaben – typischerweise Mieten, Versicherungsprämien, Löhne – die höchstens 15 Tage vor Jahresbeginn oder nach Jahresende fließen, werden dem wirtschaftlich zugehörigen Jahr zugerechnet. Die Dezembermiete, die am 2. Jänner abgebucht wird, gehört also noch ins alte Jahr.
Vorauszahlungen verteilen
Bestimmte Vorauszahlungen – etwa für Beratungs-, Miet- oder Vermittlungsleistungen – musst du gleichmäßig auf den Zeitraum verteilen, den sie betreffen. Ausgenommen sind Fälle, in denen nur das laufende und das folgende Jahr betroffen sind.
Was du aufzeichnen musst
Die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung ist formfrei, aber nicht sorglos. Du musst deine Einnahmen und Ausgaben laufend und chronologisch aufzeichnen, nach sachlichen Gruppen geordnet (z. B. Wareneinkauf, Material, Miete, Fahrtkosten). Dazu kommen ein Anlagenverzeichnis für die abzuschreibenden Güter und – je nach Tätigkeit – ein Wareneingangsbuch. Alle Belege gehören dazu: keine Buchung ohne Beleg. Aufbewahren musst du das Ganze sieben Jahre.
Brutto oder netto?
Das hängt an der Umsatzsteuer. Als Kleinunternehmer (ohne USt) rechnest du mit Bruttobeträgen – die Umsatzsteuer ist für dich kein Durchlaufposten. Bist du dagegen vorsteuerabzugsberechtigt, arbeitest du mit Nettobeträgen, und die Umsatzsteuer läuft über die Umsatzsteuervoranmeldung separat. Mehr dazu in unserem Ratgeber zur Rechnung als Kleinunternehmer.
Wie du sie beim Finanzamt abgibst
Das Ergebnis deiner Einnahmen-Ausgaben-Rechnung trägst du in die Beilage E1a ein – sie gehört zur Einkommensteuererklärung (Formular E1) und wird über FinanzOnline eingereicht. Die laufenden Aufzeichnungen und Belege schickst du nicht mit, musst sie aber vorhalten können. Wer es noch einfacher will, kann die Basispauschalierung prüfen: Statt jede Ausgabe einzeln zu erfassen, setzt du einen pauschalen Prozentsatz der Umsätze als Betriebsausgaben an – 2026 bis zu einem Vorjahresumsatz von 420.000 €. Ob sich das lohnt, hängt davon ab, wie hoch deine echten Ausgaben sind.
Häufige Fragen
Wer darf in Österreich eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung machen?
Betriebe, die nicht rechnungslegungspflichtig sind. Das sind in der Regel Einzelunternehmen und Personengesellschaften mit einem Jahresumsatz unter 700.000 Euro. Erst wenn dieser Wert zwei Jahre in Folge überschritten wird, besteht Pflicht zur doppelten Buchführung. Freiberufler sowie Land- und Forstwirte dürfen die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung unabhängig vom Umsatz nutzen. GmbHs müssen dagegen immer bilanzieren.
Was bedeutet das Zufluss-Abfluss-Prinzip?
Es zählt der Zeitpunkt der Zahlung, nicht das Datum der Rechnung. Eine Einnahme wird in dem Jahr erfasst, in dem das Geld tatsächlich eingeht, eine Ausgabe in dem Jahr, in dem sie bezahlt wird. Eine im Dezember gestellte Rechnung, die erst im Jänner bezahlt wird, zählt also erst zum neuen Jahr. Bei Kartenzahlung ist die Gutschrift bzw. Abbuchung am Bankkonto maßgeblich.
Wie werden größere Anschaffungen in der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung behandelt?
Anlagegüter über 1.000 Euro werden nicht sofort abgesetzt, sondern über ihre Nutzungsdauer verteilt abgeschrieben (Absetzung für Abnutzung, AfA). Das ist eine Ausnahme vom Zufluss-Abfluss-Prinzip. Geringwertige Wirtschaftsgüter bis 1.000 Euro dürfen dagegen im Jahr der Anschaffung sofort voll als Ausgabe erfasst werden.
Wie gebe ich die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung beim Finanzamt ab?
Das Ergebnis trägst du in die Beilage E1a ein, die Teil der Einkommensteuererklärung (Formular E1) ist, und reichst sie über FinanzOnline ein. Die laufenden Aufzeichnungen und Belege musst du nicht mitschicken, aber sieben Jahre aufbewahren. Als Vereinfachung gibt es zusätzlich die Basispauschalierung.
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