Kurz gesagt
- Anmeldung: bei der ÖGK vor Arbeitsbeginn, zwingend elektronisch über ELDA.
- Faustregel: rund 30 % Lohnnebenkosten zusätzlich zum Bruttolohn.
- Bausteine: SV-Dienstgeberanteil ~21 %, Dienstgeberbeitrag 3,7 %, Kommunalsteuer 3 %, Vorsorge 1,53 %, DZ je nach Bundesland.
- Dazu: 13. und 14. Gehalt und die laufende Lohnverrechnung.
Hinweis: Dieser Artikel bezieht sich auf Österreich und ist ein praktischer Überblick, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Lohnnebenkosten und Pflichten hängen vom Kollektivvertrag, dem Bundesland und deiner Situation ab – die konkrete Lohnverrechnung gehört in die Hände eines Steuerberaters oder einer Lohnverrechnung. Auch die WKO berät dich hier kostenlos.
Vor dem ersten Arbeitstag: die Anmeldung
Das Wichtigste zuerst, weil hier die meisten Fehler passieren: Du musst deinen Mitarbeiter vor Arbeitsbeginn bei der Österreichischen Gesundheitskasse (ÖGK) anmelden – also bevor er die erste Minute für dich arbeitet. Das gilt für alle: Vollzeit, Teilzeit, geringfügig oder fallweise beschäftigt.
Die Anmeldung muss elektronisch über ELDA erfolgen (dem Meldesystem der Sozialversicherung). Eine Meldung per Papier, E-Mail oder Telefon gilt ausdrücklich als nicht erstattet. Dafür brauchst du eine Beitragskontonummer (einmalig, kostenlos, meist online angefordert) und eine USP-Registrierung, mit der du ELDA mit einem Login nutzt. Eine verspätete Anmeldung ist kein Kavaliersdelikt: Sie kann Beitrags- und Säumniszuschläge sowie Verwaltungsstrafen auslösen. Plane die Anmeldung also rechtzeitig ein, nicht erst am ersten Morgen.
Was kostet ein Mitarbeiter wirklich?
Der Bruttolohn, den ihr im Dienstvertrag vereinbart, ist nur die Basis. Obendrauf kommen die Lohnnebenkosten des Dienstgebers. Für 2026 sind das im Wesentlichen:
- SV-Dienstgeberanteil: rund 21 % (Kranken-, Unfall-, Pensions- und Arbeitslosenversicherung samt Nebenbeiträgen)
- Betriebliche Vorsorge („Abfertigung neu"): 1,53 %
- Dienstgeberbeitrag (DB) zum Familienlastenausgleichsfonds: 3,7 %
- Zuschlag zum DB (DZ): je nach Bundesland 0,31–0,40 %
- Kommunalsteuer an die Gemeinde: 3 %
In Summe landet man bei rund 29,5 bis 30 % über dem Bruttolohn. Ein Rechenbeispiel: Bei 3.000 € brutto im Monat kommen etwa 890 € Lohnnebenkosten dazu – die Stelle kostet dich also rund 3.900 € pro Monat. Als schnelle Faustregel im Kopf: Bruttolohn × 1,3.
Nicht vergessen: 13. und 14. Gehalt
In Österreich sind Urlaubs- und Weihnachtsgeld – das 13. und 14. Gehalt – in fast allen Kollektivverträgen Pflicht. Du zahlst also nicht zwölf, sondern vierzehn Monatsgehälter pro Jahr. Diese Sonderzahlungen sind für den Mitarbeiter zwar steuerlich begünstigt (Stichwort Jahressechstel), für dich als Dienstgeber sind sie aber echte Kosten. Rechne die Stelle also immer aufs Jahr durch, nicht nur pro Monat – sonst erlebst du im Juni und November eine Überraschung.
Geringfügig als Einstieg?
Wenn du nur ein paar Stunden Unterstützung brauchst, kann eine geringfügige Beschäftigung der sanfte Einstieg sein. Die Grenze liegt 2026 bei einem Monatsentgelt von rund 551 €. Darunter fallen deutlich weniger Lohnnebenkosten an – im Kern Unfallversicherung und betriebliche Vorsorge. Aber Achtung: Übersteigt die Summe aller geringfügigen Löhne in deinem Betrieb das Eineinhalbfache der Geringfügigkeitsgrenze, kommt zusätzlich eine pauschale Dienstgeberabgabe dazu. Und angemeldet werden muss auch der geringfügig Beschäftigte – vor Arbeitsbeginn.
Die laufenden Pflichten als Dienstgeber
Mit der Anstellung wirst du zum Arbeitgeber – und das bringt laufende Aufgaben:
- Lohnverrechnung jeden Monat: Lohnzettel erstellen, Lohnsteuer, SV-Beiträge, DB, DZ und Kommunalsteuer an Finanzamt, ÖGK und Gemeinde abführen.
- Kollektivvertrag einhalten: Er gibt den Mindestlohn, die Einstufung und viele Rahmenbedingungen vor. Welcher KV gilt, hängt von deiner Branche ab.
- Arbeitszeitaufzeichnungen führen.
- Dienstzettel bzw. Dienstvertrag aushändigen, der die wesentlichen Punkte des Arbeitsverhältnisses festhält.
Die monatliche Lohnverrechnung übernimmt in der Praxis fast immer ein Steuerberater oder eine spezialisierte Lohnverrechnung – das ist Geld gut investiert, weil Fehler hier schnell teuer werden.
Was heißt das für dich?
Der erste Mitarbeiter lohnt sich, wenn die zusätzliche Arbeitskraft mehr einbringt, als sie kostet – und „kostet" heißt eben rund 1,3-mal der Bruttolohn, auf 14 Gehälter im Jahr. Rechne vorher sauber durch, ob dein Auftragsvolumen diese Fixkosten dauerhaft trägt, kläre den richtigen Kollektivvertrag und die Anmeldung mit deinem Steuerberater, und denk an die ÖGK-Anmeldung vor dem ersten Arbeitstag. Dann wird aus dem großen Schritt ein planbarer.
Häufige Fragen
Wann muss ich meinen ersten Mitarbeiter anmelden?
Vor Arbeitsbeginn. Du musst jede beschäftigte Person – auch geringfügige und fallweise – vor dem ersten Arbeitstag beim Krankenversicherungsträger (ÖGK) anmelden. Die Anmeldung muss elektronisch über ELDA erfolgen; Papier, E-Mail oder Telefon gelten als nicht erstattet. Eine verspätete Anmeldung kann Beitrags- und Säumniszuschläge sowie Verwaltungsstrafen auslösen.
Wie viel kostet ein Mitarbeiter über dem Bruttolohn?
Als Faustregel rund 30 Prozent zusätzlich zum Bruttolohn. Die Bausteine 2026 sind der SV-Dienstgeberanteil von rund 21 Prozent, die betriebliche Vorsorge mit 1,53 Prozent, der Dienstgeberbeitrag von 3,7 Prozent, der Zuschlag dazu (je nach Bundesland 0,31 bis 0,40 Prozent) und die Kommunalsteuer von 3 Prozent. Bei 3.000 Euro brutto sind das rund 3.900 Euro Dienstgeberkosten pro Monat.
Was kostet eine geringfügige Beschäftigung?
Eine geringfügige Beschäftigung liegt 2026 bei einem Monatsentgelt bis rund 551 Euro vor. Hier fallen deutlich weniger Lohnnebenkosten an – vor allem Unfallversicherung und betriebliche Vorsorge. Übersteigt die Summe aller geringfügigen Löhne im Betrieb das Eineinhalbfache der Grenze, kommt zusätzlich eine pauschale Dienstgeberabgabe dazu.
Welche laufenden Pflichten habe ich als Dienstgeber?
Du brauchst eine monatliche Lohnverrechnung, führst Lohnsteuer, Sozialversicherung, Dienstgeberbeitrag und Kommunalsteuer an die jeweiligen Stellen ab, hältst den passenden Kollektivvertrag mit Mindestlohn und Einstufung ein, zeichnest die Arbeitszeiten auf und stellst einen Dienstzettel bzw. Dienstvertrag aus. Die meisten Betriebe lassen die Lohnverrechnung von einem Steuerberater oder einer Lohnverrechnung erledigen.
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